Причины долгих сроков в поставках оборудования: этапы работы


Часто при обращении нас спрашивают: «А почему такой большой срок? Почему так долго?».

Некоторые заказчики при оформлении новой заявки не всегда понимают, почему нельзя сделать и привезти оборудование, которое они хотят, например, за 30 дней. Эта статья поможем вам лучше понять, из чего же состоит каждый проект, почему они затягиваются, и как в целом формируются сроки реализации проектов.

Основные этапы любого проекта следующие:

  1. Подготовка ТЗ;
  2. Подготовка КП;
  3. Согласование КП;
  4. Согласование договора;
  5. Внесение аванса;
  6. Производство оборудования;
  7. FAT приёмка оборудования;
  8. Упаковка оборудования;
  9. Транспортировка/доставка;
  10. Распаковка оборудования, приёмка у заказчика;
  11. Шефмонтаж, ввод в эксплуатацию и обучение персонала.

Остановимся подробнее на каждом из них.

Сокращения в статье:

ТЗ – техническое задание;
КП – коммерческое предложение;
FAT – заводские приемочные испытания.


Подготовка ТЗ

Как это ни странно, но немалая часть срока – это подготовка к работе. Речь идет о формулировании Покупателем задачи перед Поставщиком, составлении ТЗ (URS).

У тех заказчиков, кто имеет действующее производство и наработан большой опыт, чаще всего перед обращением к Поставщику/Производителю оборудования имеется готовое ТЗ. Тогда можно прейти сразу ко второму этапу и начать работу с КП.

Есть и другой тип, когда заказчик не знает, что именно ему нужно для решения поставленной задачи. Причин тому может быть множество, начиная от отсутствия компетентных специалистов до отсутствия финансирования. Таким образом, этап Подготовки ТЗ растягивается, и на него может потребоваться от одного месяца до двух лет в зависимости от конкретной проблемы.

Заказчик может готовить ТЗ самостоятельно, а может с поддержкой Поставщика. В этом случае всё начинается с выезда специалистов Поставщика к Заказчику, чтобы совместно изучить следующее:

  • площадь, которую можно использовать под установку оборудования;
  • соответствие помещения требованиям для производства лекарств или БАД;
  • наличие энергоресурсов;
  • характеристики/свойства сырья и желаемого конечного продукта.

Подготовка КП

Второй этап – это обработка специалистами Поставщика информации, полученной из ТЗ Заказчика, и подбор индивидуального решения в виде одной единицы или комплекса оборудования (производственной линии).

В зависимости от сложности оборудования или его количества подготовка предложения может занимать от 2 до 30 дней.

Согласование КП

Очень часто решением «проблемы» Заказчика является стандартное (унифицированное) оборудование с небольшими изменениями в виде форматных частей под конкретный продукт (вырубные штампы, пуансоны, заполняющие диски, подающие механизмы). Тогда остаётся решить нюансы с энергопотреблением, если его недостаточно, то дополнить поставку соответствующими устройствами.

Иногда в процессе обсуждения КП, у заказчика возникает желание дополнить оборудование каким-то узлом, или убрать его. В зависимости от сложности дополнения или постоянной необходимости у Заказчика внесения корректировок, которая может возникать по ряду причин, срок согласования КП может затянуться до полугода.

Таким образом, период согласования КП занимает от 1 недели до 6 месяцев.

Согласование договора

Один из важнейших этапов, где необходимо указать все желаемые требования Заказчика и условия Поставщика, а также привести их к общему согласованию. Требуемое время от 1 до 3 месяцев.

Внесение аванса

Многие могут посчитать, что внесение аванса никак не сказывается на сроках проекта, но это в корне неверно! Всем известна знаменитая фраза «Утром деньги, вечером стулья». Так и любая производственная работа всегда начинается с внесения авансового платежа (в среднем 30% от общей стоимости оборудования, линии).

Некоторые ошибочно полагают, что после подписания договора автоматически начинается следующий этап - производство оборудования, и затягивают с внесением аванса. Таким образом, прямо пропорционально сдвигаются сроки начала производства и, как следствие, сроки готовности оборудования.

Из практики внесение аванса по договору может занимать у Заказчика от 3 дней до 3 недель.

Производство оборудования

Срок производства оборудования высчитывается на этапе подготовки КП и фиксируется договором или спецификацией к договору. Как правило, оборудование изготавливается строго в указанные сроки, поскольку учитываются все возможные нюансы, а также выходные и праздничные дни.

В зависимости от типа и количества оборудования срок производства начинается от 30 дней. Для сложных технологических линий он может достигать 150 дней.

FAT приёмка оборудования

FAT испытания проходят непосредственно на заводе после изготовления оборудования. Это необходимый этап в производстве оборудования, т.к. во время него проводится тестирование работоспособности оборудования или линии по заранее подготовленному плану. Результаты испытания фиксируются в протоколе, которые подписывают технические специалисты Заказчика, Поставщика и завода-изготовителя. Если на этапе FAT испытаний обнаруживается несоответствие оборудования техническим характеристикам, принимается решение об исправлении этих недочетов. В случае успешного прохождения испытаний, оборудование отправляется к заказчику.

Сроки проведения FAT определяются в зависимости от характеристик Товара и результатов испытаний с учетом надлежащего исполнения Покупателем его обязательств по обеспечению FAT необходимыми материалами, сырьем и обеспечением явки представителей для участия в испытаниях.

В зависимости от типа и количества оборудования срок проведения FAT испытаний может длиться от 1 до 5 дней. В случае необходимости внесения конструктивных изменений или доработок этот срок увеличивается по дополнительному согласованию Сторон до 30 дней.

Упаковка оборудования

После успешного прохождения FAT испытаний, оборудование разбирается, моется и упаковывается. Поскольку для каждой единицы своя экспортная упаковка изготавливается на заказ, то на это может потребоваться 3-10 дней в зависимости от типа и количества оборудования.

Транспортировка оборудования

Далее начинается процесс доставки оборудования заказчику. На этапе Согласования договора Заказчик и Поставщик договариваются о методе доставки. Каждому методу соответствуют определённые сроки доставки. Самолётом – от 7 до 14 дней. Поездом – от 25 до 45 дней. Морем+Поездом – от 40 до 60 дней.

Распаковка оборудования, приёмка у заказчика

Приёмка оборудования по количеству, ассортименту и комплектности производится на складе Заказчика в присутствии представителя Поставщика путем вскрытия опломбированных контейнеров для перевозки оборудования.

Для небольшого оборудования внешний осмотр и подсчёт комплектности осуществляется достаточно быстро, в течение 1 рабочего дня, на этом же этапе для сделка и заканчивается.

Для сложного технологического оборудовании или производственных линий этот процесс сопряжен с последним этапом.

Шефмонтаж, ввод в эксплуатацию и обучение персонала

Итак, последний по счёту, но не по значимости этап сборки, установки, настройки оборудования и обучения персонала Заказчика работе на этом оборудовании.

Как мы описали в предыдущем абзаце, часто этот этап тесно связан с Распаковкой оборудования, поскольку каждый блок или узел проверяется именно в момент установки и запуска оборудования уже на площадке Заказчика.

В зависимости от типа и количества оборудования срок проведения данных работ занимает от 3 дней до 6 месяцев.

Подводя итоги - все цифры сразу

Подготовка ТЗ - 30-730 дней

Подготовка КП - 2-30 дней

Согласование КП - 7-180 дней

Согласование договора - 30-90 дней

Внесение аванса - 3-20 дней

Производство оборудования - 30-150 дней

FAT приёмка оборудования - 1-30 дней

Упаковка оборудования - 3-10 дней

Транспортировка/доставка - 7-60 дней

Распаковка оборудования, приёмка у заказчика - 1 день

Шефмонтаж, ввод в эксплуатацию и обучение персонала - 3-90 дней

Таким образом, для оборудования, которое необходимо изготавливать, минимальный срок реализации проекта «с нуля» – 117 дней. Для сложного технологического оборудования или линий, в состав которых входит большое количество отдельных единиц, такой срок может составить 1391 день ≈ 4 года.

Как вы поняли, причин может быть много и на каждом этапе она своя. А вот следствие всегда одно – затянувшийся проект.